其實你只是開心安的，把握會議效率原則，不讓團隊失去動能

職場中總是免不了會議，無論是內部檢討會、或是部門定期會議等等，無非都是希望透過開會的方式讓組織的營運更為順利、有默契。不過也聽過許多與會人、甚至是管理者，認為會議的舉行已淪為一種「開心安」的模式，覺得浪費時間也無法達成共識，究竟問題出在哪呢？

減少主持人或管理者的發表時間

相信許多人都有這種經驗，開會中常常覺得事不關己，與會期間主持人或主管在那頭滔滔不絕，但常常讓事不關己的與會人常常容易「放空」、甚至是處理自己其他的工作，導致一場會議下來看起來圓滿，但卻無法有實質幫助；這時候請記得讓所有人在會議中提高參與感，減少主管、主席的發表時間、甚至是把發言權交給員工，讓其他人多能表達想法與交流。

減少開會的時間與頻率

冗長或太過頻繁的會議，除了讓員工精神上感到疲累，更是在無形之中消耗時間成本。請正視會議的定位應在「緊急且必要」。同時，開會時數也應該調整，建議座落在30—40分鐘左右，太長的會議反而會讓員工開始擔心其他的工作項目，頻率至多一週一次，也是避免頻繁的次數反而破壞了其他人的工作節奏與步調。

如果會議能有效調整，那麼與會人也請放下手邊正在處理的工作或私事，專心參與會議與討論，也是為自己的工作負責！