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別只丟工作不扛責!菜鳥主管該懂的授權5心法

by 人蔘小編-WIN MING 2019-10-25

「卓有成效的管理者,善於用人之長。」——彼得·杜拉克

 

剛從一般職員轉為新手主管的你,一定會遇到的困擾,就是如何授權工作給下屬。過去,你總是抱持「能者多勞」的觀念,堅守崗位以外、更願意承擔許多責任與挑戰,這樣事必躬親的你,要學習下放手上的事務並不簡單,以下幾個要領,讓你離開單打獨鬥的習慣,學習與一整個團隊共事。

別只丟工作不扛責!菜鳥主管該懂的授權5心法
Photo by Annie Spratt on Unsplash

(一)將手邊碎片化的事務分擔出去

 

第一步將整個案子分擔給他人是困難的,但是從過去妳獨挑大樑的習慣跳脫,讓一至兩位下屬幫助你處理案子中較行政面、不需要太多思考與企劃性的工作,從中培養他們觀察的能力。例如:會議記錄、提案簡報優化,也可以讓他們從陪同你出席外部會議開始,在實戰的陪同中直接學習整個流程,主管不需要害怕下屬偷學你的技術與學問,身在主管的位置,你不需不斷進步,並且擁有能力相當的夥伴,團隊才會在刺激中成長不懈怠。

 

(二)隨時給予幫助與提醒

 

在下屬看著你做中學的過程裡,最重要的是「大事小事都給予回饋」,建議你可以從「好」與「可以更好」的兩種角度切入,給予夥伴信心和進步的空間。其中也培養了你判斷他人能力的眼光,比方看下屬做的會議記錄,你可以從中檢視他架構文章的能力去思考他的邏輯與判斷,以及他紀錄的重點、形式,都表述他思考的方式。而在你們共同的外部會議中,他是不是能夠有風範地表達自己的意見、甚至主動幫忙做會議總結、協助流程更順暢?若是他有不夠好的地方,你也可先以自己過去的經驗引導,並詢問「如果再來一遍,你會如何處理?」再給予你的意見。

別只丟工作不扛責!菜鳥主管該懂的授權5心法
Photo by Brooke Cagle on Unsplash

(三)授權,不等於卸下責任

 

當下屬慢慢成氣候,你可以讓他階段性負責規模不同的事務。一般職場新人羞於發問,你可以培養他們不怕問問題的習慣,在授權以後,你也應該追蹤執行的狀況、溝通的狀況,主動詢問是否有你需要協助的地方。重要的是,身為主管,就算案子有差錯、結果不如預期,你也該是最後擔責的人,因此你更多功課是在學習如何輔助他人。「信任」與「放手」是兩回事,權衡不干預下屬的創意與活力、觀察與有效控制成果,在適時給予解法,也是身為主管該做的事。

 

(四)訂定確切的檢視時間與成效目標

 

每次授權,你都應該設下一個死線,這件事下屬應該要什麼時間處理好較合理?這件事以他現階段的能力可以到達的水準應該是什麼?盡力將目標數據化,比如,以你的程度來說,這個銷售業績應該到達一百萬,但下屬可能只能做到七十萬,你可以設此為標準值,思考你要如何幫助他達到一百萬。並且以時間作為檢視點,若是過了一個月後業績一直沒有上來,是否要考慮由其他人來負責這個案子?時間的維度也可拉到一天來檢視,做一件事他所花費的時間,效率是否在一次次中進步,這些紀錄對於你掌握夥伴的能力都是重要的。

 

這些數字我也建議可以讓你的下屬知道,讓你們之間有一樣的數字語言,去確認進度和目標的共識。

別只丟工作不扛責!菜鳥主管該懂的授權5心法
Photo by Austin Distel on Unsplash

(五)確切的溝通與信件紀錄

 

每次與下屬溝通代辦事項,除了口頭說明,最好也都用信件或文件紀錄下你們交接的細節,避免彼此溝通落差,成果與你的交辦事項不符。盡力避免用抽象性描述、以及下屬不曾經歷過的專案作為案例。要如何確認下屬理解了你的原意?可以請他就你們溝通的結果做整理,或是請他口頭總結,方便確定他聽懂了你所說的細節。

 

「用人不在於如何減少人的短處,而在於如何發揮人的長處。」——彼得·杜拉克

 

授權是你成長為一個好主管的第一步,懂得觀察他人能力、用人所長,幫助團隊成長、也讓你自己在判斷與執行上都更游刃有餘!