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菜鳥掌握Excel報表基本4招,老闆安全PASS不退件

2019-06-05 官方小編

「這個數字是怎麼算出來的?」「這份業績資料應該不對吧?」「這麼多欄位我應該要看哪裡呢?」Excel報表幾乎是公司內部最常使用的辦公室文書軟體,方便呈現數字和組成圖像表達的基礎。然而,在報告時常常被問東問西嗎?把握這4個基本撇步,讓主管不退你件!

菜鳥掌握Excel報表基本4招,老闆安全PASS不退件
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不需要的欄位和工作表請隱藏

從資料庫抓下來的資料落落長,但你真正會用到的可能只是其中的幾個欄位。有些前置作業的原始資料和運算過程,是沒有必要呈現的就該隱藏。不只能讓報表看起來乾淨好讀,需要呈現原始資料時也能即時交出來,成為你最好的救火隊

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每個計算數字以公式呈現,不是值

當老闆問起「這個數字怎麼來的」時,你可以直接展示設定的公式,是分別連結至哪一份資料。不僅能避免被質問數字打錯的問題,也能清楚讓聽眾了解你的邏輯。

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小數點後算到第幾位,整份報表請統一

客單價、平均成交件數或成長率等計算得知的數值,難免會有小數點。至於是計算到第幾位數,整份報表要統一。最常見的就計算到小數點後兩位,比較精確。

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計算錯誤的格子記得更正

有時使用公式大量計算很方便,卻忘了逐一檢查是否有顯示「NAME?」或「DIV/0!」的欄位。可能公式設定跑掉,或是除以零導致計算錯誤,這些都應該要再次確認,並更正成灰底,讓整個工作表更整潔明瞭。