工作email這樣寫，你一輩子都被當作職場小學生

信件老是被主管修改？邀請常常被拒絕？同事老是誤會你提出的需求？職場上，信件可以說是最重要的溝通語言，與外部合作、內部溝通使用信件的頻率都可能比實際談話還要更頻繁。在職場上信件的功用，除了融洽溝通，還有實際的紀錄交換條件、彼此的認知與需求，以下幾個無論是職場新鮮人或是職場老屁股都用得到的回信術，讓你的職場江湖更上一層樓。

善用「金字塔原理」理論

金字塔原理( Pyramid Principle) 是寫作技巧中非常重要的一套理論，出自曾任職於麥肯錫顧問公司的芭芭拉．明托(Barbara Minto ) 。這個原理除了適用於思考問題、論文寫作、邏輯推演，也常被使用於正式的文章書寫與信件書寫。

金字塔原理最重要的思維是收斂能力，如何將不同元素的散亂資訊整理成一組組可被讀懂的文字？首先，無論你的資訊有多大量，記得，第一個段落永遠是說明信件最主要的資訊與目的。

我們稱之為「第一層觀點」。第二層觀點，務必要和第一層觀點有關，為結論發展出來的細節。所有下層的關係，都要呼應與「第一層觀點」相關事務。

在金字塔原理中，由上而下推演，有橫向關係與縱向關係兩大點。

橫向關係為通過演繹性思想或者歸納性思想來鋪設關鍵論點；縱向關係為通過疑問式、回答的方式來讓閱讀者跟進你的思路。縱向關係為我們所說的「層級」，必須讓上下連動與相關。橫向關係則是包覆在縱向關係裡的論點，就像把同樣的品種歸類在同個籃子裡。

清晰精煉比文筆優美更重要

信件最重要的是「資訊」而非文筆。許多人喜愛在信件開頭與結尾都加強問候與祝福對方，事實上，一點點噓寒問暖會讓人感到安心，但若是超過五句，太著墨於形容詞、情緒性的描述，也可能會讓人懷疑你的專業。

許多剛步入社會的新鮮人喜歡用 emoji 或是符號增加親和力，也會讓人一眼看穿你的溝通能力。職場上更講求有效率、切中事實、幫彼此省時省力的信件溝通。

要增加信件的易讀性，可延伸金字塔原理，在層級下方的多種文字資訊加上列點。比如：我們在此層級要溝通三種提案的方向，以「提升導購率」為目的舉例三種給對方參考的可能，歸列方式如下：

A 案：社群降價促銷

○ 預算分析：

○ 執行流程：

○ 合作對象：

B 案：內容網站異業結盟

○ 預算分析：

○ 執行流程：

○ 合作對象：

C 案：KOL、網紅內容影片

○ 預算分析：

○ 執行流程：

○ 合作對象：

可以發現，以上舉例第一個層級為同屬性，第二個層級為同樣的列點方式，如此就輕鬆整理複雜龐大的提案內容。

快速提升回信技能

（一）一個信件不要用超過兩個顏色，特別畫上顏色的段落因表達同要目的，比如：強調重點、規範責任範圍⋯⋯等。

（二）信件標題命名方式，要以「一句話解釋信件內容」的重點式整理，讓客戶或主管都不錯過你的重要訊息。

（ 三）使用副本（CC）和密件副本（BCC）應告知對方，信件內副本相關同事與主管是很經常的事，但建議在副本寄出同時，也告知對方「信件同步副本陳經理」等提示以示尊重，若是廣發媒體的信件，更要注意使用密件副本，不暴露他人隱私。

回信的溝通與邏輯，往往讓人一眼看懂你的做事能力，你的信件就像你的第二個分身。掌握金字塔原理與回信細節，寫出專業又得體、結構清晰的一封信，成為一個讓人想跟你一起工作的合作夥伴！