職場人蔘

工作養分,從這裡開始

工作email這樣寫,你一輩子都被當作職場小學生

2019-09-03 人蔘小編-WIN MING

信件老是被主管修改?邀請常常被拒絕?同事老是誤會你提出的需求?職場上,信件可以說是最重要的溝通語言,與外部合作、內部溝通使用信件的頻率都可能比實際談話還要更頻繁。在職場上信件的功用,除了融洽溝通,還有實際的紀錄交換條件、彼此的認知與需求,以下幾個無論是職場新鮮人或是職場老屁股都用得到的回信術,讓你的職場江湖更上一層樓。

善用「金字塔原理」理論


金字塔原理( Pyramid Principle) 是寫作技巧中非常重要的一套理論,出自曾任職於麥肯錫顧問公司的芭芭拉.明托(Barbara Minto ) 。這個原理除了適用於思考問題、論文寫作、邏輯推演,也常被使用於正式的文章書寫與信件書寫。


金字塔原理最重要的思維是收斂能力,如何將不同元素的散亂資訊整理成一組組可被讀懂的文字?首先,無論你的資訊有多大量,記得,第一個段落永遠是說明信件最主要的資訊與目的。

工作email這樣寫,你一輩子都被當作職場小學生
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我們稱之為「第一層觀點」。第二層觀點,務必要和第一層觀點有關,為結論發展出來的細節。所有下層的關係,都要呼應與「第一層觀點」相關事務。


在金字塔原理中,由上而下推演,有橫向關係與縱向關係兩大點。


橫向關係為通過演繹性思想或者歸納性思想來鋪設關鍵論點;縱向關係為通過疑問式、回答的方式來讓閱讀者跟進你的思路。縱向關係為我們所說的「層級」,必須讓上下連動與相關。橫向關係則是包覆在縱向關係裡的論點,就像把同樣的品種歸類在同個籃子裡。

工作email這樣寫,你一輩子都被當作職場小學生
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清晰精煉比文筆優美更重要

 

信件最重要的是「資訊」而非文筆。許多人喜愛在信件開頭與結尾都加強問候與祝福對方,事實上,一點點噓寒問暖會讓人感到安心,但若是超過五句,太著墨於形容詞、情緒性的描述,也可能會讓人懷疑你的專業。


許多剛步入社會的新鮮人喜歡用 emoji 或是符號增加親和力,也會讓人一眼看穿你的溝通能力。職場上更講求有效率、切中事實、幫彼此省時省力的信件溝通。


要增加信件的易讀性,可延伸金字塔原理,在層級下方的多種文字資訊加上列點。比如:我們在此層級要溝通三種提案的方向,以「提升導購率」為目的舉例三種給對方參考的可能,歸列方式如下:

A 案:社群降價促銷

○ 預算分析:

○ 執行流程:

○ 合作對象:


B 案:內容網站異業結盟

○ 預算分析:

○ 執行流程:

○ 合作對象:


C 案:KOL、網紅內容影片

○ 預算分析:

○ 執行流程:

○ 合作對象:


可以發現,以上舉例第一個層級為同屬性,第二個層級為同樣的列點方式,如此就輕鬆整理複雜龐大的提案內容。

工作email這樣寫,你一輩子都被當作職場小學生
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快速提升回信技能


(一)一個信件不要用超過兩個顏色,特別畫上顏色的段落因表達同要目的,比如:強調重點、規範責任範圍⋯⋯等。

 

(二)信件標題命名方式,要以「一句話解釋信件內容」的重點式整理,讓客戶或主管都不錯過你的重要訊息。

 

( 三)使用副本(CC)和密件副本(BCC)應告知對方,信件內副本相關同事與主管是很經常的事,但建議在副本寄出同時,也告知對方「信件同步副本陳經理」等提示以示尊重,若是廣發媒體的信件,更要注意使用密件副本,不暴露他人隱私。


回信的溝通與邏輯,往往讓人一眼看懂你的做事能力,你的信件就像你的第二個分身。掌握金字塔原理與回信細節,寫出專業又得體、結構清晰的一封信,成為一個讓人想跟你一起工作的合作夥伴!