電話中總是有口難言？新鮮人溝通5 Tips 讓你初次聯繫就上手

第一次聯繫合作方的方式不外乎有兩種，一是信件，二是電話。除了留意禮貌說「您好」、「請」、「謝謝」、「麻煩您」以外，首次溝通還有許多值得留意之處，以下針對個別溝通方式需要注意的細節分享，也聊聊無論是用什麼工具溝通都適用的法則。

信件標題千萬不要模糊不清，盡力陳述你的信件主要目的，例如：「ＯＯＯ品牌｜網紅邀請合作」可以換成「ＯＯ品牌行銷部｜滴雞精 IG 試用活動：誠摯邀請ＯＯＯ」，直接表明訴求。

內容可以用 5W1H 思考你的信件，如果你是初次去信，在首段表明「What」你是來自哪間公司、哪個部門的人，你從什麼地方得到他的聯絡資訊。再來是「Why」，這次找他的主要目的是什麼、為什麼想找他、希望達到什麼成效，屬於用結論破題的方式快速讓對方理解信件來由。

接下來的段落可說明簡易執行方式與流程來輔助「How」的表達。若是第一次去信，還不確定是否要合作，建議保留屬於商業機密的地方。「How」主要標示合作的時間流、需要對方做的事、以及你們公司會提供的資源與預算等。而這些繁瑣的項目記得善用條列式、bullet point 等工具幫助閱讀清晰，同樣層級的項目只能用同樣的符號，信件內符號盡量不要超過兩種。

最後收尾一定要再次強調你希望這封信件產生的「行動」，例如：希望能在 10/31 前收到您的回覆。

打電話想必是許多職場新鮮人的惡夢，第一次拿起電話的緊張至今難忘。如果你真的很緊張，無論如何用微笑的方式講話，態度就會和藹起來。

拿起電話時，若對方的環境吵雜，可先請問「劉先生您好，我是ＯＯ公司的ＯＯ，想請問您現在方便說電話嗎？」考慮對方現在的狀態，若對方拒絕，再問「請問什麼時候方便再來電呢？」若對方允諾，可繼續往下發展說明你的單位名稱、來由、想要對方給予的回覆等。

通常講電話時我們都會非常害怕空氣突然安靜，電話的那頭遲疑了或是沈默不語，調整一下呼吸，慢而有條理的把話說清楚，意識到你在說的每句話，不用像機關槍一樣一口氣吐出來、急著把話說完卻說不清楚。若是對方沒有回覆，可能是他不知道現在是他可以說話的時間、你已經陳述完畢，可以善意提醒「陳先生，不知道您對這個狀況有沒有其他想法？」

你也可以成為電話裡好的聆聽者，電話不比面議，對方不知道你的表情，只能從你的聲音確認你在聽，所以適時給予「是」、「我理解」、「好」等回應，會讓對方更安心。

再者，電話結束前，你可以總結一次剛剛你們討論的結果，盡量用條列的方式陳述：「感謝您的時間，我最後歸結一下剛才我們的結論，第一點是我們公司先＿＿＿＿＿，第二點是請貴公司＿＿＿＿＿，請問我還有什麼遺漏的嗎？」若對方應許，你也說明電話完畢會去信紀錄結果，讓彼此一起同步。電話後的信件非常重要，職場上絕對不要一廂情願地誠信，用信件記錄下來所有結論，是保障你們雙方，也可以同時寄副本給長官，讓整個狀況不是只有在你私人這裡處理，也會讓他人對你的做事能力更放心。

最後我們來談談無論是何種溝通方式你都該留意的地方。

1.平衡關係：保持禮儀，盡量常說「請」與「謝謝」，但是說「對不起」與「不好意思」都要三思而後行。你與合作方想保持什麼樣的關係？多說抱歉容易讓你在合作中位於劣勢，一句話「很抱歉犯了這個錯誤，我會留意」可以換成「謝謝您的提醒，我會更留意您所說的狀況」聽請來更悅耳，當然也不是死不認錯，觀看事項程度，調整心態，可以說謝謝的事，不要說對不起。

2.多用我們：避免使用「我本人」「我親自」這樣以自我為中心、聽起來有點狂妄的起手式。可以多用我們讓對方感覺你的思考有照顧到他。

3.記住頭銜與名字：職場上你的合作夥伴名字與頭銜，就像是一個企業的品牌名稱，去信與去電前熟記對方的名字與職稱，也一定要留意信件內是否將他人的名字打對。

4.傾聽法則：無論是何種溝通方式，除了完整表述你的想法，傾聽對方的想法也是很重要的。電話務必留給對方發言時間，就算只是你要確認事項，最後也可以問一聲：「請問您有沒有什麼問題是需要我留意的呢？」信件若是對方有表達意見，也在回信時說明：「我理解你的想法」。

5.理直氣合：如果你們的溝通需要談判、斡旋、妥協，挺直腰桿說出你的需求、避免得理不饒人，充分說明道理，但勿指教，氣和是和顏悅色的表明你的想法與需求，也聆聽對方建議。（我想你還喜歡：面試必勝攻略大公開！結束前追問這6問題讓你秒拿offer）