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員工沒事愛加班?3秘訣幫你輕鬆控管「加班」問題

文/菲大的人資私房話

 

加班這檔事一直是公司管理的一大重點,加班所增加的成本是管理階層所關注的。我工作二十幾年,從沒申領過加班費,算算大概少賺了一輛國產汽車吧。

 

「以廠為家」的時代已成過往雲煙,勞動法令的規定和要求越來越嚴格,勞工意識也已抬頭,而企業和員工對於加班的認知常有不同的解讀,故未給足加班費一直是常見的勞資爭議原因。

員工沒事愛加班?3秘訣幫你輕鬆控管「加班」問題
取自photo AC

從勞動法令規定和員工的認知,只要是在八小時正常工作時間以外的工作就是加班,這個標準其實很簡單明瞭,是加班就按規定給加班費,但為何還是有公司未給足加班費的情況呢?

 

除了一些為了降低成本,刻意明顯未給足加班費的違法外,很多是公司管理階層和員工對加班的認定不同,兩方在一些模糊空間有所爭論,公司常被批評「凹」員工的加班時間,但也有些員工在「凹」公司的加班費,這些情況在企業裡層出不窮。即便公司有加班申請的規定,但在實際執行上仍有諸多問題,管理階層對加班的必要性也多有質疑,特別是一些間接人員的加班。

 

常有一些中小企業主問我如何控管加班,他們會問這個問題通常是覺得有些加班是不需要的,是工作效率的問題。現在就讓我們談談加班和工作效率。

員工沒事愛加班?3秘訣幫你輕鬆控管「加班」問題
取自photo AC

加班必須勞資雙方都同意的!

 

雙方都同意加班且有給足加班費,自然沒問題,但有的公司不希望員工加班,而員工卻常加班,有的公司希望員工加班,就算按規定給足加班費,員工也不一定願意加班。

 

怎樣才算是勞資雙方都同意加班呢?白紙黑字當然是最合適的,有加班申請的作業規定,員工有申請加班的權利,主管有審視及核准加班的管理責任。有些公司直接以打卡時間計算加班,這樣做就不要去質疑加班的必要性;有些公司會在新人到職時要求先簽訂自願加班的書面文件,以為這樣做員工就必須配合公司加班,這就有強迫員工加班的嫌疑了。

 

加班時間的認定

 

不是有加班申請規定就表示沒問題,相關法令雖有清楚的規定,但在實務上仍常有一些爭議,例如:

 

一、規定每工作四小時要有至少半小時的休息時間。在製造業,晚上加班時,機器不可能關機而讓操作員休息半小時,縱使有安排人員輪休,員工也希望直接繼續做完能早點下班。

 

二、超過加班申請的時數要不要計算加班費?還是以下班打卡的時間計算?

 

三、下班時間後逗留在公司(共乘汽車、等雨停、比較不塞車等),沒有實際工作或是做些非必要的工作,要以下班打卡時間計算加班費嗎?

 

四、前置準備工作和善後收拾工作,算不算工作時間?

 

不論哪種狀況,加班還是看「是否有實際工作的事實」,不管有沒有按公司規定提出加班申請,如有爭議時,最後的認定依據是「打卡時間」。

 

在「勞動事件法」中,有一項重要的觀念:雇主有管理員工出勤的權利和備置出勤紀錄的義務,對於工作時間有較強的證明能力,所以在工作時間認定有爭議時,雇主必須提出相關的管理資料做為證據。這表示:雇主必須做好員工上下班打卡的管理!員工是否有加班工作的事實,舉證責任在雇主,員工打卡不按照公司規定,雇主有權利和責任去糾正管理。

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不能增加營收的加班是沒有效率的

 

我們常說加班是沒有效率的!加班的原因百百種,很多公司也都曾進行加班控管的管理措施,我在上課時提出一個簡單的論點:如果加班的產出能讓公司增加營收,這樣的加班就是有價值的,即使多支付加班費也值得;反之,如果加班不能讓公司增加營收,這樣的加班是增加成本,就很容易被檢討工作效率問題了。

 

一般而言,生產部門加班通常是被同意認可,因為可產出更多的產品,但因不良品的重工加班則是會被檢討改進的;業務及研發部門加班可以增加客戶訂單,但行政部門的加班就常被質疑工作效率!

 

也許一些行政部門的夥伴對我這樣的說法不表認同,認為行政人員之所以會加班的原因,常常是其他部門造成的,或是工作太多而人員少所致。

 

我本身在國內外企業從事人資管理工作,是間接的行政部門,所屬人員只要有加班,我都會去檢視其必要性,看看是否有改善的做法來減少加班,這些改善的做法通常是涉及跨部門溝通和個人作業習慣。

 

實務上有很多加班被歸咎是人手不夠所致,員工經常大聲疾呼要增加人手,但在增補人員之前,應該先找出不正常的加班原因並加以改善。

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舉例來說,很多公司人資人員都要加班計算薪資,加班算薪資是正常的嗎?現分享個人親身處理過的二個實例:

 

一、在某公司擔任ERP專案經理時,總經理給了一個任務目標:員工薪資發放日期從每月十號提前到五號。財務部門要求人資人員要在每月三日中午前提供薪資資料,以利後續的財務發薪作業。

 

這下慘了,全公司二百多位員工,唯一的人資人員目前已要加班算薪資了,更遑論只有二天半薪資計算作業時間!這是我第一次接觸到人資工作,身為PM的我只好先了解那位人資人員的每天工作,發現她桌上累積一大疊加班單、請假單、勞健保等相關單據,等到發薪日的前幾天才開始加班趕工,平常則作其他的工作。

 

由於公司要導入ERP系統,我即要求該人資人員務必每天完成當天的加班單、請假單等,初期因為其他部門員工仍習慣事後才補單,無法如期在每月三日中午完成薪資作業,但在不斷要求和宣導之下,在系統上線第五個月終於能做到每月三日上午提供薪資資料給財務部了!這位人資人員也不必再加班算薪水了!

 

二、在越南某七千名員工的大型傳產公司任職,到職第一個月月底時,人資部門擠滿了一大堆人,像是菜市場一樣,到了下班時間還有人沒處理完,要加班處理!經詢問後得知:這些人都是各部門的組長級幹部,月底都來進行所屬員工的加班和請假的補單和修正,以免影響員工薪資。

 

人資部門負責出勤管理有四位職員,為了服務員工,把薪資作業做好,每月底到發薪日的幾天都要加班,人資副理和課長都覺得這樣很正常,過去都是這麼做啊!我詢問其他部門主管,他們對於這樣的情況也感到無奈,這些組長級幹部一整天不能做應該做的事,要待在人資部門處理員工薪資。新上任的我,做了以下的調整:

 

1. 加班和請假的補單和修正,由原本每月一次調整為每周一次。

2. 以每一小時為單位,排定各單位來調整的時間表。

3. 要求四位負責出勤的人資人員必須每天控管及催促出勤異常的單據補正。

 

漸漸地,七千人的出勤管理和薪資計算步入軌道,四位負責出勤的人資人員還可以挪出時間協助招募作業呢!

 

公司每一個職務都有其價值所在,能直接或間接為公司增加營收或降低成本,但加班是非正常的額外工作,按理說加班越少越好,加班越多表示管理出現問題或是人員不足,大家也都知道加班的壞處多多,但怎樣的加班是有價值的?

 

除了上面所提到「加班的產出能讓公司增加營收,這樣的加班就是有價值的」,還必須是勞資雙方都同意的才能皆大歡喜!(我想你還喜歡:空降部隊總惹人厭?當菜鳥主管遇到老鳥下屬該怎麼辦

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