不是老闆交辦的業務一律推走!下屬超愛找理由怎麼辦?

by Chloe 2021-04-15

文/國際職人 JC淘心話

 

在職場中,暗黑的故事應該都是比正向積極的勵志故事要多,這次要分享的,是在辦公室最常見的角色,陽奉陰違的噁心鬼。在一家企業上班,很像是扮演宮廷劇的其中一個角色,身為王公大臣,總是有同僚與部屬,無論哪一個,必定有逢迎拍馬,或是鬼話連篇,或是剛正不阿永遠愛忠言逆耳的各種人格特性。身為主管,卻可以是暗黑故事裡的一盞明燈

圖片來源/取自shutterstock

令人氣憤的理由王

有一位同事Woody,在香港上班,十年前和我一樣負責亞太地區,我是行銷,他是技術,我們的老闆都是同一人,所以常在一起開會,也常彼此出現在郵件討論往返中。

 

因為團隊的人不多,所以大家做的事情往往超出我們正常的職責範圍,但當初公司對於亞太市場都在大刀闊斧的投資,並給予大家很大的信心,我們雖然累卻都很認真的做好每一件事。老闆因為忙於建設中國市場,相對行銷或技術部分的事務,也就充分授權讓我們管理,只要依照步調前進,他也不會每天盯著我們。

 

Woody是我當時見過把Role and Responsibility(角色和職責內容)背的最詳盡的人,只要我們提出跨部門的支援需求,他會先將職責內容確認一次,在其範圍之外的,如果「老闆已經知道」,在我們前他就會情不自禁地顯露出一副我們欠他百萬人情債的樣子,「皇恩浩蕩」的提供相關支援,但在老闆面前的表現,當然就是這都是他應該做的,為了公司發展,赴死也願意。

 

此外,email回覆的時間和內容,也會基於老闆有沒有在收件人列表中,有很大的差異。只有同事在,有時候不回覆,不然就是理由王,十件事有八件不是他該做的,二件是但重要性不高,可以再評估。

 

只有低聲下氣地去找他談,可能有機會提起他的興趣。老闆被cc在郵件裡,一樣的需求,十件事都可以吞下去,但實際上執行多少,也是問號。我們私底下都說,這個人啊,老闆看不到的很會推,老闆要求的,做鬼都願意。我們當時真的很氣,像后宮嬪妃一樣,皇帝也不會知道發生什麼事,抱怨多了,反而凸顯我們的氣度有問題。我有一次就被唸,要我不要芝麻小事都去抱怨。

圖片來源/取自shutterstock

從同事變部屬 翻轉暗黑案件

這種管理的死角最常發生在大型企業或是跨國管理上,沒有在同一個上班地點,有很多細節的部分,主管是不容易掌握的。Woody很不幸的,有二年的時間變成我的部屬,他的主管直接匯報給我,差了二層。這樣的轉變,也難為他要做心態的調整,還有忘記以前的恩怨。

 

你們一定會說,逮到好機會,還不快點想辦法開除他。但在企業裡,很難說心裡想要一人走,就可以如願讓他離開,而且這種人在主管層的形象是非常正面的。主管能做的,就是當團隊的明燈,把這個暗黑案件給轉變過來

 

幾年前有個區域性內部組織調整的挑戰,我必須將整個團隊效率提升,在業務目標提高之繼,新員工的招募計畫卻是緊縮的。Woody的團隊人不多,但其資源可以適度調配來負責跨區域的技術支持工作(當時只負責香港),以他過去的態度,如果是台灣業務主管向他提出跨區合作要求,他一定會用標準工作職掌的文件來說明,千萬種不可能的理由來動用到他的手上資源,並在第一時間把事情說死,也影響大家團隊的關係。

 

所以這次我自己出面,一次出差的機會,我特別找他開了早餐會議。我先談組織調整的計畫,和他沒什麼關係但讓他感覺受到重視,我親自和他分享現在的難題。然後軟性的要求,他的團隊規模不變,但必須同時支援香港和台灣市場,也因為是跨區域的服務,我會親自參與討論,把工作職掌定義清楚,避免未來無謂的紛爭。

 

此外,這樣的調整會讓他在總部的曝光度增加,大幅提高他未來發展的機會。我很記得他的回覆是,「我是最樂意接受挑戰的人,沒有改變和挑戰的生活根本沒有樂趣」,他一定會全力以赴,做好這跨區域的調整。態度積極到無話可說。

圖片來源/取自shutterstock

善用他的弱點 將價值用到極致

面對理由王加上算計王,我的做法是,善用他的弱點和我的管理技巧,讓他在團隊裡將價值發揮的淋漓盡致。他的弱點是在老闆面前總是正面積極,很少推託,表現出樂於挑戰,根本生來就是為了公司而活;也會算計,如此奉獻的投報率應該是如何,是否可以有更好的發展機會。

 

所以我會在初期參與討論,把負責的工作內容羅列詳細,管理的KPI也定義清楚,把資源善加運用,同時也適時的讓他在別的區域有曝光機會。我的長期計劃是,把他移走到其他團隊,減少合作的機會。當然,最後我成功了,大家都非常開心和他說再見!

 

最後我也想提醒主管,我們最難為的就是很多黑暗角落是很難看到的,記得要常深入民間,下鄉home stay。利用各種機會讓同事們能夠放心地和你聊天,或是談論挑戰,才能夠知道如何對症下藥,解決組織的問題,進而提升團隊能量。 (我想你還喜歡:員工失去熱情、超被動?企業最常犯的5個管理錯誤大公開

文章獲國際職人 JC淘心話授權,請勿任意轉載!

作者簡介

 

JC,土生土長的台灣女生,工作地點遍布亞太各國!平均每年飛行8萬英哩,平均每月出差20天,足跡遍及30多國。我想將自己過去20多年的工作與人生經歷,與大家分享,也為自己留下珍貴紀錄!

 

想了很久,終於開始啟動屬於自己的粉絲頁。

我是一個上班族,比較不一樣的是,我的工作地點遍布亞太不同國家;我出生在台灣,住在台北,在台北讀幼稚園、小學、高中、大學;沒有傲人的學歷,從來沒有拿過前十名,沒有出國念書過,沒有第二本護照,土生土長的台灣女生。平均三年就要換護照,因為都蓋滿了…平均每年飛行8萬英哩,平均每月出差日數20天… 足跡遍及30多國家。平均每四年半,在公司職位就大躍進一次,從行銷主管蛻變成目前的北亞洲區域負責人。

 

二年多前,開始起心動念,想將自己過去20多年的工作與人生經歷,用部落格的方式,除了與讀者分享,也逼自己留下珍貴的紀錄;但一直以來,只是在想,沒有開始寫任何一個字,因為我的時間不是在飛行,就是在亞太各地穿梭,處理各種經營管理與業務發展的大小事,面對不同國家的員工、合作夥伴、客戶、媒體等等,時間就這樣被侵蝕了。

 

落地台灣,除了工作繼續,更要扮演老婆、女兒、媽媽、姊妹、貓奴、閨蜜、心靈導師等多元角色。當然,從不放棄繼續做自己。 2020年,所有高度出差的商務人士,都突然停留在地面,少了出差在飛機上的時間,多了線上會議和家人相處機會,多麼突如其來的變化。也因為如此,我開始把握這時機,將工作上、生活上、家庭上的經驗與想法,透過文字給自己也給你們。