LINE溝通篇》傳訊息被主管已讀不回?LINE禮儀、離職退群密技大公開

by Chloe 2021-08-26

工作LINE訊息傳不停,小心被同事討厭!通訊軟體的普及,雖然為我們的生活帶了許多便利,但相較好友家人的輕鬆溝通方式,在以專業取向的職場上,自然也有一定的溝通禮儀需要留意。特別是,許多網友點名只有在LINE訊息看到這「2個字」,就會莫名地越看越上火。究竟在通訊軟體上溝通,該怎麼讓你的訊息看起來既有禮貌,又能展現個人的工作專業?

一、地雷篇:同事不說的秘密!工作上這樣傳LINE超級扣分

日前就有網友分享,曾遇過有同事在傳LINE訊息時,總是喜歡用「在嗎?」來當問候語,明明就是有事情要找你,卻不直接表明到底要幹嘛,讓人莫名一把火就升上來了。除此之外,以下提到的3種狀況,也是被一致公認超NG的傳訊息方式:

1. 每天傳例行的早安長輩圖

想當個被喜歡的LINE好友,那就別每天轉傳長輩圖了吧!尤其是在聊公事的同事群組,有些人總喜歡分享一些既成的圖片或貼圖,來表達問候之意,雖然偶一為之還沒關係,但如果天天高頻率的傳,可是會讓大家感受不到誠意,甚至想直接退出群組了。


另外,像是轉傳一些假新聞、聳動的消息,或者是要求他人把文章轉給幾個人,否則就會怎麼樣之類的訊息,也請改掉你的壞習慣吧!

2. 硬是把一件事拆成好幾段傳

再者,當你在傳重要的工作訊息時,也請避免將一段話硬是分成好幾次傳送,因為破碎的資訊,除了會讓對方不能馬上明白重點,一個一個跳出LINE通知也是相當惱人。


因此,小編也建議大家在傳送工作訊息時,可以先在手機開個小記事本把訊息編輯好,包括:檢查標題符號、贅字、錯字等,待確認沒問題再一併送出訊息即可。

3. 什麼事都用語音訊息溝通

工作上常見的溝通扣分狀況,還有一種就所屬「語音狂人」了!每一則傳過來的訊息都是60秒語音起跳,聽完全部都已經忘記他前面到底講了什麼。


為此, 在職場中建議還是將重要資訊打成文字訊息,不要太依賴傳語音訊息,或是開啟語音輸入功能,這樣就能直接把你講的話轉成文字,畢竟你自己傳語音訊息或許很快速,對方當下卻不一定方便打開LINE聽訊息。

圖片來源/取自shutterstock

二、示範篇:這樣做才對!正確掌握傳LINE給主管的溝通禮儀


NG 示範


主管:這份企劃案有錯字喔...上半年和下半年數據也顛倒了,麻煩重新修正


同事:好


主管:另外,下次記得準時交件,不要每次都讓我催


同事:恩恩


如果你是主管,看到同事這樣回訊息,你是不是都快在旁邊為他捏一把冷汗了?其實傳LINE訊息跟老闆、客戶溝通,就跟實際面對面聊天一樣,多多把「請」、「謝謝」、「好的收到」以及「再麻煩您了」等字詞掛在嘴邊,久而久之,你就會習慣用這樣的用語跟他人溝通,並且也會注意場合,不會再隨便只回個單字「嗯」、「喔」、「好」,或是「嗯嗯」,讓人誤以為你真的很不懂禮貌。


換句話來說,最舒服的溝通方式就是換位思考、多一點為他人著想的心,當你自己希望別人怎麼對你、你願意聽到哪些話,或是怎麼溝通才不會踩雷,那麼你就先用這種方式去跟他人互動。



GOOD 示範


主管:這份企劃案有錯字喔...上半年和下半年數據也顛倒了,麻煩重新修正


同事:好的,我待會再把檔案更新,之後會多注意。


主管:另外,下次記得準時交件,不要每次都讓我催。


同事:抱歉耽擱到時程,下次會提前作業。


圖片來源/取自shutterstock

三、離職預告篇:退LINE群組前的重要準備

最後,來到大家或多或少都會經歷到的離職時刻,這些工作上的LINE群組通通都要在離職日退光光嗎?


假設今天是你要離開的最後一天,並完成所有要交接的工作項目,也拿到離職證明了,只剩下要退出工作群組,退群前也請記得一定要再次向大家說聲感謝!除此之外,也請掌握在當天快下班的時段,在群組傳訊息表達謝意。


例如:謝謝所有和你合作過的同事、主管,這段時間大家對你的照顧,同時也可以留下個人的聯繫方式,假設日後有遇到任何問題,歡迎連絡你。隨後,再主動按下「退出群組」優雅地離開,千萬不要被動等到群組裡的同事將你踢掉,這樣場面就會搞得很尷尬了!


加碼分享,小編幫你做個筆記!


退群時機 2 大原則

(1) 下班時間:避免在當天的上班時段退群,畢竟下班後你才算真真正正的離職。

(2) 已先和主管確認:記得先向直屬主管預告你的退群時間,這樣他才有時間預先打好祝福的話語,護送你光榮退伍。


退群前該做的 2 件事情

(1) 私下保持聯絡:請記得私底下和好同事們表示保持聯絡,業界人脈和好口碑也是很重要的!

(2) 公開道謝:退群前10至30分鐘可先在群組內預告即將退群,此時可打上一段感謝名單,感謝大家這段時間的合作時光,未來有緣再相逢!也趁這個短短的時間內好好感受大家給你的離職祝福。


下方圖片來自518熊班的IG貼文內容,想看更完整內容的話,歡迎追蹤IG唷!

www.instagram.com/518.com.tw

以上內容來自熊報專題系列:傳LINE前要注意欸!職場必讀3大懶人包


一、LINE 溝通技巧篇

傳訊息被主管已讀不回?LINE溝通禮儀、離職退群組密技大公開


二、LINE 隱私安全篇

老闆偷看LINE訊息違法嗎?偷偷罵主管被人截圖通報,我會不會觸犯公然侮辱罪?


三、LINE職場實用篇

傳LINE請假竟被解僱?使用LINE請假、加班、離職3大狀況的職場法令須知