你也想改善時間管理嗎?那些工作效率高的人沒有告訴你的4件事

by Momo 2021-08-24

以前Mo編總是很納悶,為什麼身邊的同事可以每天6點準時下班,事情做得又快又好?反觀自己常常加班,出來的成果還不一定比人強,於是我問了這位高效率前輩到底是怎麼做才能早早下班又得到上司稱讚?

(圖/Shutterstock 商用授權)

訣竅1:月/週/日「待辦清單」需合理安排時間

高效率前輩說:想要工作效率好,很多人都告訴我們需要寫下待辦事項,因為高效工作並不只是要加速完成工作,更重要的是要能合理的安排時間,因為一天、兩天的趕工沒有問題,但是要你一年365天都像機器人一般你也吃不消吧?而合理安排的前提就在於了解自己需要做的事情有哪些。這個倒是簡單,因為Mo編是個行事曆控,從以前開始就習慣將待辦事項由月、週、日做分配。


每個月月底會先在月表格排上大致的工作行程,週日時再把下週的行程寫進週表格上詳盡規劃,臨時增加的工作則會隨時安插並調配,每天排的工作絕對不是越多越好,那只會讓你產生拖延心態,應該依照重要性與可完成性做合理規劃,前輩接著說:在一天過後也不要忘了總結,今天哪些安排不恰當,怎麼做才能更好?這樣下來效率不提升都難呢!

訣竅2:利用碎片時間處理瑣碎事情

因為Mo編是個愛照表操課的人,所以如果生活如果突然有了改變就會難以適應或是調整,例如家裡有了小孩之後,或是開始斜槓唸書、進行副業等,時間可能就容易分段變得破碎不好使用。

 

但是高效率前輩跟我說:世界上最公平的就是時間,每個人都是24小時,如果你能掌握通勤的半小時、一小時,或是排隊等電梯的3、5分鐘進行較不需要集中的事情如查看信件及回覆、整理會議報告、背英文單字等,都是提高效率的方法。

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訣竅3:克服拖延症!從大事化小,小事化大開始

每個人或多或少都有點拖延症,像是Mo編雖然熱愛制定行事曆,但也常是到最後一刻才把事情做完。後來我發現拖延症主要有兩個原因:事情看起來太多、太難提不起動力,或是事情很簡單認為自己一下就能完成。

 

關於前面這一點,可以把工作任務拆解成小的具體任務,就能有效率完成。例如一個專案需要花費十小時,可以分成五部分,每次花兩小時進行,部分完成的成就感就會成為支持下一部分的動力。而很簡單的事卻想要拖延時,我會給自己一個完成工作的獎勵,例如趕快做完就去喝下午茶或是看個劇,適當給自己休息也是提高工作效率的一環呢!

訣竅4:把生活任務放入待辦清單,工作效率會更高

為什麼我們要讓工作效率提高?有些人是希望能多出時間做其他的副業增加另一份收入,或是進修讓自己更有競爭力,有些人則是希望能夠維持生活與工作的平衡,像是Mo編就是其一,因此當我在規劃下週待辦事項時也會把生活任務也加入清單之中,例如每天的運動時間、親子時間、進修時間等等,這樣一來就不會覺得每天只是為了工作而生,也清楚知道一天下來自己做了些什麼,讓自己的生活感覺更充實,無形間也增進工作效率。(我想你還喜歡:你也是拖延症患者嗎?3個解方幫你終結「逃避」壞習慣