【所大爺專欄】主管和客戶急件怎麼處理？當職場警示燈亮起，停一下更有效率

「快啦！」這是某一任主管李姊，在要資料、追進度時的口頭禪，同事們往往都會因為這句話，放下手邊一切「快速」達成任務。可結果卻是，大家被這句刺激的，搞不清楚狀況，資料亂提供，當然，也打亂了原本工作的安排。

不要那麼急──是很多人在職場中被提醒的，所大爺也時時品味著工作中的節奏，細數曾經因為急性子跌過的跤。效率至上的職場生活，其實或多或少有些警訊，正告訴我們該緩一點啦！讓子彈飛過吧......。

突如其來的工作最容易讓我們「兵荒馬亂」，通常這樣的急件有可能是老闆臨時託付或是客戶追加的需求等等。前些日子，公司乙部門有個合作想要搭著我們甲部門一起做，但對團隊而言，十分地趕，預計下週就要啟動。這時候，大家收到這需求，開始急了！想辦法塞進各組作業中。可是，一陣慌亂調配後，在要上線前，乙部門臨時變卦表示這次先不合作。明顯地，這個急件，已經成功破壞了大家的工作排程。

這是當急件飛來，我們需要停一下的原因，就上述案例後來檢討發現：這個合作暫時無法幫到我們甲部門，抑或乙部門根本還沒有想清楚要做什麼？所以說，急件猝不及防地來時，應該在釐清該誰做之前，確認「為何而做？」。

別人提醒你動作快，竟然是破壞你工作安排的警示燈？這點與急件討論相同，是當發現大家都把與你合作的項目，提高到「急件」標準。於是乎，我們著急地回應各項需求，不管是同事的拜託或主管的指示，正打亂該有的工作順序。如此情形下，一定得緩緩，去思考先後順序，甚至是有哪些項目，是可以合併處理回覆的。切勿別讓自己落入了「隨cue隨給」的瞎忙陷阱！

最後的警示燈回到個人，當你發現自己在鬼打牆，大家都不明白你表達的意思，是時候先停下來了。我們的「溝通不到位」大多是雙向的，除了因為自身說話太快，過於心急，導致對方沒聽清楚的無效溝通。另外，有可能是，我們忽略了給對方消化的時間，太急著想說服對方，獲取共識。

當然，溝通不到位也取決於彼此的角色關係，倘若你是主管，可以直接下達指令，但別急著要求對方馬上明白。畢竟，吸收資訊後，成為可以被進行的動作，每個人所需要的時間不盡相同。倘若，我們過於逼迫，衍生的情緒摩擦反而成為工作效率的阻力。

我們都很清楚，把工作想完整後再做，細心與團隊梳理確保共識後再執行。可是，開不完的會議和臨時追加的項目，時刻推進著我們快步向前。「慢下來」真的不容易啊！所大爺也持續在學習著，期待藉由職場警示燈，提醒我們──這時候該停下來，冷靜地先思考，深蹲再躍起。（我想你還喜歡：職場預測《氣象廳的人們》當造局者還是決策者？）