人資面試技巧》透過職能行為面談技巧6重點讓招募更順利

by 凱茂 2022-01-05

文/凱茂雲端人才篩選系統


「過去面試經驗中,不論是接受面談或是面談別人,你有遇過哪些好的經驗?「有哪些不好的經驗?有哪些可以改進的地方呢?」從自身的面試經驗中,我們可以知道雇主、人資在面談時應注意的關鍵問題及容易忽略的盲點,建議面試官進行面談前先做到六點「OPQRST」讓面談更加順利:


一、O(Objective)目的:清楚知道在面談中,必須獲得什麼,這才可以在面談的過程,順利地問到對的問題。


二、P( Preparation)準備:面試官及求職者都必面談開始前,做好事前的準備。千萬不可以在沒有準備的情況下,就進行面談,才不會造成一問三不知的情況發生。


三、Q(Questioning)問題:可以以開放式問題的方式提問,小心翼翼地找出求職者是否適任的答案。


四、R(Rapport)融洽信賴:如果在面談過程中,面試官與求職者無法與對方和睦相處及信任對方的話,將無法得到其真實想法。


五、S(Structure)結構化:面談必須結構化。遵守固定的面談計畫,才能發揮最大效率。


六、T(Taking notes)筆記:在面談過程中,不可以過度依賴的記憶力,否則可能只會記得不到10%的面談內容。

(圖/Shutterstock )

一、 面談的目的(Objective)

面談的主要目的在於蒐集資料。面談結束後,評估所蒐集到的求職者資料是否適合所開出的職缺條件。尤其,針對求職者分享其工作經驗或是社會新鮮人的社團經驗中,有沒有符合職缺條件的相關資料,並依此評估該人選的職能。


除此之外,面談是雙向的過程,如果面試官決定錄取某位求職者,卻因為面談過程中令他產生負面印象而拒絕錄取時,除了非常可惜,更有可能打壞名聲讓公司付出慘痛代價。

二、面談前的準備( Preparation)

一個成功的面談必須面試官與求職者雙方都做好充足的準備,建議面試官在面談前準備好結構化表格及問卷請求職者填寫,並在面談開始前做好下列準備:


(一)事先審視求職者的履歷


(二)寫下想向求職者問清楚的問題


(三)列出吸引你想特別了解的相關職能


(四)選擇你要問的開放式問題


(五)準備多一點的問題,避免想詢問的資訊遺漏

(圖/Shutterstock )

三、面談如何問問題(Questioning)

目前最受推崇的提問技巧為「工作職能行為面談」。工作職能行為面談是在結構化的面試過程,專注於收集求職者以前的工作經驗中,所擁有的特定職能,這項職能也和公司開立職缺具有關聯。面談專注於職能,可以減少了面試過程中可能發生的刻板印象和偏見,使招募變得更客觀、公平。


使用「工作職能行為面談」說出這樣的話:「告訴我在高壓的環境下,你曾經完成的工作或任務的經驗。」

 

藉由這種提問方式,面試官將了解求職者如何在現實生活中,實際處理壓力以及其所認為的壓力有多大。當與開放性問題結合使用時,又將提供更多訊息。這確保了求職者將與現實生活中的故事相關聯而不是假設性的答案。

工作職能行為面談搭配漏斗技巧

如果面談都是採取開放性問答將十分容易離題,獲得資料也會非常有限,因此可利用「漏斗技巧」做搭配,設計出能讓面試官更了解求職者具備哪些職能的方法。

 

首先,在紙上畫出一個上寬下窄的漏斗形狀,提出一個以工作職能行為面談的開放式問題,這個問題必須為求職者與職缺所需具備的相關職能。一旦你得到了答案,就把求職者題提到的重點一一放入漏斗中,並且愈問愈詳細,最後得出結論。


面試官可以善用以下漏斗技巧提問法:


(一)詳細說明工作背景:針對工作經驗,進一步要求求職者詳細描述工作背景,包含工作內容說明、實際舉例、任務執行時間、地點、背景等。


(二)如何達到目標、目的:詢問求職者在應對這項任務時扮演的角色?誰確定這項工作?理想結果為何?


(三)如何完成工作:向求職者詢問如何完成這項工作,以及如何達成工作完美的狀態。


(四)確認是否屬實:再次詢問求職者對先前描述的工作經驗中,所預期的結果和實際結果有何不同?

面試官使用漏斗式提問法步驟說明
面試官使用漏斗式提問法步驟說明(圖片來源:凱茂)

四、面談中的融洽信賴(Rapport)

和求職者建立融洽關係非常重要,唯有求職者能夠放鬆心情、舒緩緊張情緒,他們才會容易毫無保留地告訴你更多相關資訊,才有機會深入了解求職者是否適合所開職缺。

五、面談需要結構化(Structure)

結構化面談可以幫助面試官更公平地評估每位求職者的未來工作預測。先將主要的問題依照同樣的文字列出,不僅可以確認有無遺漏的重要事情,也可以避免在面談中,因為問法不同而產生對求職者的不公平性。除了更能掌握面談時間,也不會讓求職者覺得面談漫無目的、毫無進展。

 

大部分以職能為基礎的結構化面談,可分成:1.開場介紹和詢問基礎問題,2.依照職缺要求,提出相關職能問題,3.求職者的問題和結束。

(圖/Shutterstock )

六、面談筆記(Taking notes)

那有哪些重點才是需要做筆記呢?以下幾點需要留意:


(一)開放地做筆記,並讓求職者知道你正在記錄他所回答的資訊,但是不可以讓求職者知道你記下了什麼,才不會影響求職者願意誠實回答的意願。


(二)盡可能地記下重點,但別太過專注每一個字而忽略求職者本人。


(三)用客觀的角度記下內容,若需要添加主觀想法時,必須備註是你個人想法,才不會失去公平性。


(四)筆記是唯一可以證明面試官招募的評斷依據,必須妥善保存供未來翻閱。(我想你還喜歡:刊登職缺後卻乏人問津?2點提示教您寫出吸引人的徵才廣告

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