職場人蔘

工作養分,從這裡開始

想到開會就覺得煩?做到這3點讓你秒開1場高效會議

by 人蔘小編-WIN MING 2019-10-28

工作到一半,被主管叫去會議室,一群人開始散漫地發想,主管提出一個情緒性問題,整層樓的人在會議室裡集體收拾⋯⋯,工作中最怕遇到「冗會」,那些會議常常只是觀看某個人做一場秀,或是沒有時間底限地解決不斷增生的問題。


開一場有效率的會議,三個要點,讓團隊運作事半功倍。

想到開會就覺得煩?做到這3點讓你秒開1場高效會議
Photo by Jessica Sysengrath on Unsplash

(一)列出會議目的與議程時間

 

每一場會議,都應該有「會議議程」,列點說明此場會議要討論的事項、要解決的問題,將所有事項目標化,以及每個討論預計進行的時間。如此不但可以讓與會者思考過問題、做好準備前來,也可以讓大家預估時間、安排好手邊事物與優先順序。

 

會議資訊簡單格式:

 

●    會議總時:

●    會議地點:

●    與會人:

●    會議記錄:

●    議程:

○    針對 A 產品公關危機提出解決方案(30 mins)

○    個人發表解決方案之執行細節(20 mins)

○    擬訂出檢討事項與學習(20 mins)

○    確定行動事項(5 mins)

 

如果是在這樣嚴謹的規格下進行,團隊能盡力遵守規則,保持專注,就可以省去不必要的相看無言時間。

想到開會就覺得煩?做到這3點讓你秒開1場高效會議
Photo by Campaign Creators on Unsplash

(二)保持討論、提出意見

 

會議中最怕空氣突然安靜,或是只有一個人不斷落落長地發表感言與看法。保持會議中的對話,才有可能解決開會需要解決的問題。若是發現這場會根本沒有需要討論的事項,那這些不需要會議的事物,可直接用檔案分享、PDF檔宣布、或是宣布在公司的重要溝通頻道。

 

引導會議的對話進行,主會人可以適時地提醒發言,讓沈默的同事保持思考、說出自己的想法。甚至可以發想一些快速思考的機制,例如便利貼腦力激盪,讓每個人都可以發表觀點,從發散再到收斂整合,聚焦於解決問題。

想到開會就覺得煩?做到這3點讓你秒開1場高效會議
Photo by Campaign Creators on Unsplash

(三)往「行動決策」去思考

 

一場有效會議必要帶的是:CTA(Call-to-Action),這個手法常常被用在行銷策略,說明如何轉換消費者導購、成就有效點擊。每一次會議,都該是一次有效的點擊,直達痛點、解決問題,明確定義出會議結束後每個人應該做的事,以及執行時間、流程。

 

如果沒有達成行動方案,只是一場浪費時間的會議。就算你不是主導者,也可以在會議的各個階段提問:「請問我們這個討論的結果,是不是:請 A 同事先去溝通廠商、同步 B 同事擬訂聲明稿,15:00 前線上回饋聲明稿⋯⋯。」

 

主動幫會議做出結論、以人事時地物引導每個人各司其職,壓上時間死線會讓執行更有效率。這樣的總結也不會讓會議成為「一場會議,各自解讀」。在共識下尋求行動,會讓你對團隊同步率與達成率都更大大提升,也讓自己的工作時間更流暢,減去你對工作的焦慮與厭倦感。

 

開一場好會,往往從正確的目標與問題開始,問對問題,再按圖索驥、有邏輯地去解答,整合出更有效率的團隊作業。