下屬總讓你不放心?費心指導員工為何還是「沒長進」?

文/重建職場專家 淺井浩一

 

你也有以下的問題嗎?不知道該如何指導年輕人,也不知道如何叫得動年長的部屬;不知道怎麼營造良好團隊氣氛;收到難以認可的上級指示,卻還得傳達給部屬。又或者當你在指導部屬時,很容易陷入單方面指責對方的錯誤,甚至懷疑真的有「不否定對方」的訣竅?

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「否定」也是沒辦法的事

所謂「指導」是矯正部屬目前的行為,引導至正確的方向,自然會出現「否定部屬」的情況。身為主管應該學會「一針見血否定對方的訣竅」,而非「不否定對方的訣竅」。

 

所謂的「一針見血否定對方的訣竅」是指根據事實表達意見。例如以具體的事實糾正對方:「我明白你很努力提案,但是我在旁邊聽了,覺得你只顧自己公司的方便,完全沒有顧及客戶的需求。業務工作的第一步是聆聽客戶的需求,然後配合對方的需求提案」,而不是直接批評「你這個人就是不行」。

 

當事人明白無法達成目的的原因時,自然也容易改善。而部屬的行為明顯錯誤時,矯正起來也簡單。但是工作總是錯綜複雜,部屬的主張往往也有一番道理。

部屬堅持「我沒有錯」

某家藥廠為了確保競爭優勢,規定業務員「一個月必須拜訪8次月營業額在日幣3百萬元以上的藥妝店」。大多數的業務員都遵守這個規定,卻有一名業務員一個月只拜訪4次。

 

主管要是問也不問就劈頭大罵:「為什麼你一個月只去4次!應該要多去幾次!」部屬一定不會願意對主管敞開心房,說出真正理由。正確的第一步是確認「為什麼一個月只拜訪4次」這項「事實」。

 

結果部屬回答:「如果只是要去『8次』,我當然可以達成這個目標。但是這不過是遵守公司的規定罷了,我的目標是更有效率的跑業務。我不但推薦新商品,還同時確認進貨商品的銷售情況,更換既有商品」。

 

「當對方表示對新商品有興趣時,隔週再把商品帶去,自然又增加一次拜訪店家的機會。但是如此一來也少了一星期販賣新商品的機會。所以我一開始就準備好要推薦的商品,對方點頭時馬上就能上架。今天我拜訪1次就能完成其他人登門2到3次的工作,我很有自信去4次,就相當於其他人去10次的品質。」

 

由此可知,部屬根據「事實」,說明自己只拜訪4次的原因;主管接受他的說法,允許他一個月拜訪4次。當主管能根據「事實」進行確認,就不會造成劈頭就否認對方的狀況,得以靈活應對

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主管不是傳聲筒

假如主管只是把經營團隊制定的目標告知部屬,那就只不過是個傳聲筒。單純要求達成「8次」這個目標,會毀滅願意用心思考、有效達成客戶需求的優秀部屬。

 

主管首先要明白經營團隊制定「8次」這個目標所隱含的用意,確認「為何是8次」。否則當部屬抗議「難道4次不行嗎」時,你將無法做出正確回應。另外,當部屬反應「不可能拜訪到8次」時,也必須要求對方「根據事實」說明「不可能拜訪到8次的理由」,而非任憑對方信口開河。部屬也必須負起說明的責任

 

此時和部屬討論清楚,當其他員工抱怨「為什麼他一個月只需要去4次」時,主管便能清楚回應:「他一個月雖然只去4次,但每次拜訪的時間是其他人的3到4倍。他去1次的品質相當於其他人去3到4次,想學他的人,就得做到同等的效果。」這種作法可以帶給部屬自由安排工作的空間,部屬也能根據自己選擇的工作方式投入工作,而非心不甘情不願的屈服於公司的命令。

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擴大自由發揮的空間

或許有些人會覺得「根據事實」討論很嚴格,沒有通融的餘地。然而如同前文所述,這種作法反而能工作得更自主自由

 

當雙方討論出結論後,便能根據「一個月拜訪4次」來設定這名部屬下一季的目標,不需要重複「每個月應該拜訪8次」、「我一個月去4次就能達成目標,讓我一個月去4次就好」就好的拉鋸戰。省下來的時間也可用來進行更有效率的活動。(我想你還喜歡:90後員工超難管?溝通到心累全因忘了這「罵人」哲學

本文節錄自樂金出版解答一萬個主管都煩惱的事一書,請勿任意轉載!

作者簡介

 

淺井浩一,重建職場專家。一般社團法人日本管理諮詢師協會代表理事。生於1958年,大學畢業之後以「限定工作區域」的錄用形式進入JT(日本菸草產業)工作。日本職場通常是「可轉調至全國各地分公司的職位」才能升上高層職務,因此職涯是從「無論如何努力都不可能上位」開始。在日本最小工廠工作的過程中,培養出細膩的溝通技巧。之後因此獲得賞識,進入總公司;又在沒有任何業務經驗的情況下被指派擔任所長,以全國最年輕的所長身分踏出主管生涯的第一步。

 

儘管部屬毫不聽命,依舊秉持「我努力做自己做得到的事,不知該如何是好時就拜託部屬幫忙,坦承自己的弱點」的心態,最終感動部屬,部門逐漸互助合作,凝聚團隊精神。業績也因此節節高升,獲得重建職場專家的美譽。負責的組織一一重生,最後成為公司裡最年輕的分店長,帶領在31家分店中成績從未突破25名的分店打破低迷的氣氛,連續兩年拿到業績第一名。

 

2001年起除了擔任管理工作,還在公益財團法人日本生產力總部經營學院等商業學校,指導眾多企業幹部、管理階層與主管。每年在日本全國各地舉行一百次以上的研習與演講,並且擔任顧問深入現場,與主管一同思考、行動,解決煩惱,完成「抑制離職率,打造員工健康心靈,持續達成業績」的目標。不限行業與經營型態,職場重生成功率百分之百。

 

至今指導過的主管超過一萬人,座右銘是建立互助合作、互相信賴的組織,以「改變心態與行動的超實踐派」先鋒而口碑載道。著作包括《給第一次當主管的你》、《「達成得了目標」和「達成不了目標」的主管習慣》等。