害怕在同事面前報告狂出槌?掌握1關鍵技巧上台不緊張

by Chloe 2021-05-03

文/說故事達人 曾培祐

 

敦化南路上有條知名的台灣欒樹大道,夏天時節開滿金黃色的花,非常漂亮。而在金黃花海最茂盛的路段,正是知名海外房地產貿易公司的總部。

 

某日,在總部的8樓會議室坐滿50多位房地產投資客,我們正準備聆聽一場有關東南亞房地產投資布局的說明會,講者是該公司總經理,他笑容滿面,準備上台簡報。在他充滿自信的笑容背後,是已經進行超過10次的簡報設計會議,所有內容都符合聽者需求,從開場吸睛、持續吸睛、結尾吸睛都設計妥當,有最大機會可以抓住聽者注意力。


分享開始,總經理一上台,先請大家深呼吸3次(完美的開場吸睛),讓現場50多位聽者放下手邊的事情。接著他進入主題,但突發狀況出現了,由於其中兩三位聽者非常積極提問,頻頻打斷總經理的簡報,其他聽者因為對提問沒興趣而開始感到不耐煩,於是滑起手機。眼看場面就要失控,這時該怎麼辦?

圖片來源/取自shutterstock

透過意外來吸睛,聽眾自然專心

每次上台,雖然都經過事前萬全的準備,難免還是會遇到突發狀況。有些時候是聽眾過於踴躍,頻頻打斷講者的發言,導致其他人不耐煩,就像上述總經理遇到的情況;而有些時候,設計好要和聽者互動的橋段,聽者卻不領情,又或者錯估聽者的注意力極限,在講重點的時候,聽者已經開始分心。這些突發狀況都是上台者不想遇到的,但如果遇到了,要怎麼有效地立刻化解呢?這時就是善用意外元素的時候。

 

意外,顧名思義就是「意料之外」,比如說你看到路邊有一隻狗,這沒什麼好意外的,但牠忽然發出「喵喵」的叫聲,這就讓人感到意外了吧。而當你感到意外時,注意力就會被這意外之事給吸引,然後「專心」研究發生了什麼事。你發現了嗎?這種時候的你超專心的。

 

那要怎麼運用「意外」呢?接下來這句話有點繞口,卻是意外元素的核心精神,而且因為很重要,所以我決定寫3次:

 

「你要創造意料之外,一定要先找出『意料之內』。」

「你要創造意料之外,一定要先找出『意料之內』。」

「你要創造意料之外,一定要先找出『意料之內』。」

 

就以剛剛的小狗例子來說吧,為什麼小狗發出「喵喵」的叫聲會讓你感到意料之外,進而抓住你的注意力、解除分心的狀態?先想一下,小狗發出什麼樣的叫聲算是「意料之內」呢?沒錯,就是「汪汪」的叫聲,所以只要不同於這種叫聲都算是「意料之外」,也會抓住你的注意力,例如「哞哞」、「啾啾」、「咩咩」,當然你可以再更「意料之外」一點,比如說「你好,你好」,不過這就有點像都市恐怖傳說了。

 

總之,掌握了「意料之內」再創造「意料之外」,就很容易抓住聽者的注意力了

圖片來源/取自shutterstock

從2R創造意外元素

好的,掌握了「意外」的訣竅,接著進一步要問:上台時如何運用意外元素?

 

首先要思考:聽者對於講者的「意料之內」是什麼?例如講者一定講理論嗎?講者一定站著、用黑板或白板還是投影幕?接著就從這些「意料之內」逐一思考有哪些是「意料之外」,比如「一定講理論」變成「先講最近生活中發生的事,然後和理論連結」,當講者分享生活中發生的事情時,就有機會抓住聽者的注意力。

 

再比如聽者認為「聽講一定要坐在椅子上」,那就變成「請所有聽者起立,每人完成一項任務再坐下」,當全體起立時,也會抓住注意力。這些都是從掌握「意料之內」到發想「意料之外」的運用。

 

那麼,我們要如何發想「意料之外」呢?「SpeakeR」和「ListeneR」是我常用的兩個方向,SpeakeR是指講者的教學方式ListeneR是指聽者目前的聆聽方式或狀態,我稱之為「2R」。將2R再結合意料之內和意料之外,就會變成下表的矩陣。

遠流出版社提供

現在來看一個教學現場的情況。這是一場3小時的演講,你已經滔滔不絕地講了近40分鐘,分享的主題是「這樣互動,和孩子的關係愈來愈好」,聽眾是「學生的父母」,大約有80位,場地在學校的視聽教室。你分享著親子互動的心理學理論及有趣的社會實驗,卻發現有家長開始打呵欠,或者時不時地看手機,雖然有些家長認真寫著筆記,但更多家長顯得坐立難安。你還有2小時又10分鐘的演講耶,現在該怎麼辦?我們來試試2R矩陣吧。

 

要創造意料之外,首先得設想現在的「意料之內」是什麼:

● SpeakeR

上述例子中的前40分鐘都是你在說話,所以家長們直覺認為你會一直講3小時,這是意料之內。你可以暫停自己的講述,轉而請家長發言,可能是分享剛剛的心得,也可以分享對社會實驗的想法。


而你說了比較多的理論和社會實驗,於是家長們認為你會繼續這樣的模式,這是意料之內。此時若可以轉而分享自己和孩子間的互動故事,也會重新抓住家長的注意力。

● ListeneR

在剛剛的40分鐘裡,家長之間都沒有互動,他們和你之間也沒有互動,都是單向講述,所以家長會認為接下來的聽講模式應該也是一樣,這是意料之內。如果你暫停講述,請家長彼此分享親子互動最開心或最慘痛的經驗,這樣也能重新抓住他們的注意力。

於是,有了下表的延伸與發想。 

遠流出版社提供

表格中許多當下可以使用的方法並非全部都要運用,但相信只要選擇其中一種都能吸睛。然後在進行2、30分鐘後,若發現又有家長有點坐不住了,再運用另一種方法。

 

從這個例子我想說的是,意外元素可以創造出無數種吸睛方法,只要懂得掌握當下聽者的「意料之內」是什麼,稍加變化就能創造出「意料之外」,再次抓住他們的注意力。這和小狗「喵喵」叫是一樣的道理。

 

意外元素是老師們在教學現場中最常運用、也能立刻看到效果的方法,如果你下次發現聽者開始恍神了,請立刻運用這個方法,掌握當下的意料之內,稍加變化並善用2R矩陣表格,就能讓聽者有「意料之外」的吸睛效果。

善用意外元素,創造無數種吸睛方法

讓我們再回到敦化南路欒樹大道旁的會議室,有2、3位聽者此起彼落地問問題,其餘40多位聽者則愈來愈感到不耐煩,因為這些提問都不是他們想聽的內容。眼看身為講者的總經理就快要失去聽者的注意力了,他能怎麼做?我們用2R矩陣表格快速檢視一番。

 

從下表中可以發現,意料之內就是總經理接下來得一直回應少數提問者不斷提出的問題,而其他聽者可能開始恍神。從這意料之內可以發展出兩種意料之外,第一種意外元素的運用就是給所有聽者便利貼,並向大家說明,為了簡報的流暢性,所有疑問都先寫在便利貼上,等到簡報結束後再一併回答問題;第二種意外元素的運用是,同樣開放聽者即時提問,然後邀請現場與會者以2至3人為1組,討論對該問題的想法。

遠流出版社提供

考量當時的簡報性質和狀況,我們選擇了第一種方案。當提問者此起彼落時,我立刻拿出了疊便利貼,並揮手向總經理示意。總經理一看到便利貼就知道我的用意,在回答一個問題之後,宣布接下來的提問都改成寫在便利貼上的方法,於是簡報得以順利進行,再次抓住全體聽者的注意力,這是意外元素一個非常好的運用典範。

 

我們上台後往往很容易遇到各種造成聽者分心的情況,這時不要慌張,只要腦中快速運用2R矩陣表格,找出意料之外的吸睛方案,一定能再次抓住聽者的注意力。

【思考時間】

如果你要用一頁空白的投影片來設計意外元素的內容,並且放到FB或IG和你的朋友分享,你會如何設計這一頁內容呢?(我想你還喜歡:)

本文節錄自遠流出版極度吸睛:上台不冷場,重量級講師教你的精準說話課一書,請勿任意轉載!

作者簡介

 

曾培祐,喜歡演講、熱鬧和閱讀的說故事達人,師大歷史系、師大公民教育與活動領導研究所畢業。

 

從小住在屏東鄉下,讀書時因為歷史老師的讚美,建立了他的自信,並開啟他對歷史的興趣。高中就讀屏東高中,參加校內大小說故事比賽,因為太愛說故事,後來讀了師大歷史系。就讀研究所時,因有必修的服務學習課程,於是到荒野保護協會實習,在當志工的六、七年中,他通過了各種推廣講師課程考試,這也開始了他到處演講的新人生。

 

現為專業講師,擅長「吸睛教學」與「有感表達」,受邀在科技業、製造業、服務業、保險業、醫療業、教育界、餐飲業進行授課,每年授課時數超過500小時。