如何留住新進員工?人資主管必看員工入職流程SOP

by Ching 2021-07-06

文/Davina Huang


一個優秀的入職流程,不但是展現公司文化的利器,更是人資單位與新進員工建立關係的好機會。談到新進員工的入職流程,這可並不是直接把他們丟進部門,交由部門主管處理後續項目就好。


作為一個稱職的人資單位,入職流程如何安排,更是展現出公司的企業文化。因此,如何盡快讓新進的員工,能夠感到自己是團隊的一員,絕對是把握人才的重要關鍵。Swingvy 小編為你準備滿滿的入職工作清單,絕對能成功升級你的公司入職流程!


📒入職前一天

如果可以的話,在新進員工正式報前,先與他們見見面,甚至還可以安排與部門同仁先吃個飯,了解了解彼此。

📒第一天

入職流程跑完後,帶新進員工了解辦公環境,介紹部門同事、座位附近同仁,這些行為都可以有助減輕他們第一天報到的緊張感。另外,亦可透過 Email 或是公司群組,向公司同仁公告新進員工報到的消息。

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📒第一週

想讓您的新進員工更加融入嗎?或許,你可以利用第一周的午餐時間,讓新進員工能夠跟不同的部門成員用餐。了解彼此,是工作致勝的關鍵之一!

📒進行中

與新進員工的「直屬直管」進行一對一會議,追蹤最新工作狀況,並隨時調整工作進度。

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📒入職清單:寄出 Offer 信前

(一)準備好一式兩份的勞動契約,內容需要包括:

職位(職稱與部門)

工作時間

工時時長

工資與三節禮金

員工責任

保密協議

競爭條款

公司休假政策

勞動契約終止條件

(二)寄發錄取通知(通常是電子郵件),你的錄取通知書應包括:

工作職稱

工作部門

直屬主管姓名與職稱

工作時間

工作開始日期

工資

該職缺之優勢(簡要說明)

工時

錄取者需做出回應的日期

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📒入職清單:第一週

(一)新進員工入職時須提供:

個人基本資料、銀行賬號、緊急聯絡人聯絡資料、所需的證書(如畢業證書、證照等)、食物過敏或其他偏好(如:素食主義者、麩質過敏等)、員工健康檢查。

(二)Email 報到信給新進員工,內容需包括:

報到第一天的流程(包含報到時間與其他相關事項)、辦公室地圖電子檔、公司著裝要求。

(三)開通所需工具或帳戶,如:

公司Email、公司通訊軟體(如:Slack)、人資系統(如:Swingvy)、其他工具(如:Asana, Trello, Notion)。

(四)公布新進員工的到職訊息(可用電子郵件或是公司群組),其中須包含:

新進員工的姓名、職務與部門:關於新進員工的專業或學術背景,甚至你也可以請新進員工準備個人簡介團隊歡迎活動(如:團隊午餐時間)。

(五)將新進員工的人事資料發送到公司的:

會計部門:以便他們進行建檔工資名冊

MIS 部門:設置新進員工的工作帳戶

部門直屬主管:以便他們安排工作項目

(六)準備新進員工的報到需拿到的用品,像是:

門禁卡、名片、電腦、外接螢幕、電話、滑鼠等硬體設備、員工教學手冊、文具、公司 T-shirt(如果公司有)、組織圖。

(七)準備第一天和第一周工作項目,像是:

公司概況簡介、公司營運風格、工作項目(可由部門主管提供)、與新進員工主管進行一對一的會議,確認新進員工學習近況。(我想你還喜歡:總是「所用非人」?菜鳥主管必懂的3個面試新人技巧

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