員工遲到該給寬限時間?2案例幫你化解管理最大痛點

文/菲大的人資私房話

 

在輔導客戶時,常會看到很多公司有遲到寬限時間的管理規定,有的是遲到幾分鐘以內不算遲到,也有一個月累計幾分鐘不算遲到,甚至有以每天上班打卡時間往後算九小時(午休一小時)就是應下班時間。


不管怎樣的遲到寬限時間規定,公司的出發點一般都是所謂的「人性化管理」,展現公司有容乃大的寬大胸懷,希望員工不要為了擔心遲到而飆車趕路,但執行實務上,總還是有一些在寬限時間以後的遲到現象。

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當學生時期,班上最常遲到的同學總是那幾個,在公司裡也是,會遲到的老是那幾個!這些人會遲到的理由不外乎是塞車、不好停車、睡過頭等個人因素,有時候這些經常遲到的人還會抱怨公司的遲到寬限時間不夠,公司不應該計較這短短的幾分鐘時間,他每天下班時間晚了,也都沒有申請加班費等等。


然而,即便公司調整放寬遲到時間,他還是經常遲到,甚至乾脆以不打卡來規避遲到……,最後只好改成以每個月來統計遲到時間,增加人資出勤管理和薪資計算作業的複雜性!到底公司這樣的遲到寬限做法好不好呢?

「人性化管理」的前提,必須在符合法令下

我的一個客戶老闆是外商出身,創業開一家小公司,員工不到十人,他沿襲外商的一些人性化管理做法,請病假不扣薪,到職就有特休,提供午晚餐補貼各100元,上下班不打卡,員工自己算九小時工作時間下班,後來一位只做二個月的暑期工讀生檢舉未給加班費,被勞工局以未備置出勤記錄而裁罰六萬元(現在是九萬元了)!

 

多年前在一家股票上市公司服務,總經理希望能照顧到員工的健康,公司提供免費的鮮奶,廠商每週一送來一大堆瓶裝鮮奶,到週二就一掃而空,因為員工下班時整瓶拿回家,導致經常晚上加班的年輕研發工程師們抱怨,說公司捨不得花錢多買鮮奶,後來不得不採取登記制領取鮮奶的做法,以利管理了解有哪些員工取用,這樣又被更多員工抱怨公司是怕員工喝太多嗎?

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上述二家公司應該算是有人性化的好公司吧?但卻引來一些管理困擾!其實所謂的「人性化管理」,必須在不違反法令的前提下規劃執行,因此沒有絕對的對錯。以遲到寬限來說,法令沒有規定要給,遲到一秒鐘就可以算遲到,按照公司規定請事假、特休或扣薪。

 

但許多公司往往以「人性化管理」的大旗,制定了遲到寬限時間,這樣做如果能讓遲到狀況消除,那還OK;但如果還是有遲到狀況,並引起一些無謂的管理爭議,那就應該把遲到寬限取消,回歸到最基本且最沒有爭議的「正常上班時間」!

 

上班不遲到是做員工的基本責任,跟學生一樣,要如何不遲到是每位員工自己要去安排規劃,偶爾因突發事件而遲到,按公司規定處理就好,而經常遲到的應該也不會是主管眼中的好下屬。公司不必為經常遲到的員工而修改規定,這樣對絕大多數不遲到的員工是不公平的!再說,沒有遲到寬限的公司會被說是沒有人性化的公司嗎?應該不會吧!既然如此,何必弄一個遲到寬限來把日常管理複雜化呢?

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公司和員工想的「人性化管理」不一樣!如何兼顧?

很多公司強調「人性化管理」、「以人為本」,公司管理部門規劃了一些具體的做法,辦一些教育訓練課程、辦員工旅遊聚餐、彈性上班時間、哺乳室等等,但這些所謂「人性化管理」的具體措施,通常是管理部門規劃,由老闆決策的,這些措施是否真的是「人性化管理」,員工的感受才是關鍵!

 

從管理者規劃與決策的角度,人性化管理是有成本的,要投入預算成本或增加管理成本,是在有限的成本預算下規劃和執行,無法滿足每一個員工不同的意見和期望,因此「不患寡而患不均」,如何做到公平且合理的分配,便成為管理者在意的重點。

 

從員工的角度,公司所有的「人性化管理」措施是否有感、有溫度,不是做給外面的人看,沽名釣譽的表面功夫和口號而已。有些人認為要給員工更多彈性選擇的空間才是「人性化管理」,但畢竟公司是一個組織,必須要有一定的管理規矩,絕不能因為「人性化管理」而變成「把方便變成隨便」的管理亂象。

 

總之,「人性化管理」應該是從大處著眼,小處著手,如果無法兼顧管理者和員工二者的感受,做了吃力不討好,還不如不要做!

如何打造一個成功的「人性化」職場環境?

依我個人的經驗,如何做到人性化管理可以延伸到「如何打造一個人性化的職場環境」,真正讓員工感受到公司的關心和體貼。舉幾個例子來看「人性化職場環境」:

 

1.大部份公司的座椅是泡綿辦公椅,很軟很舒適,但對女性員工而言,這種泡綿辦公椅不透氣,當生理期時,可能產生一些不舒服感,如果改成透氣的網布辦公椅,雖然較貴,但對女性員工絕對是一大福音。

 

2.為懷孕女性及行動不便的員工營造安全友善的職場環境,例如提前十分鐘打卡下班、員工餐廳專有的桌位等。

 

3.需要坐著工作的現場基層作業員,每天挺直腰背坐著工作幾小時,因此座椅要有後靠支撐,讓他們能在疲勞時可向後稍微舒緩背腰的痠痛。

 

4.自助式員工餐廳的份量通常是固定的,對食量大的員工而言可能吃不飽,可以請他等別人都取餐後再分次取用,不要讓員工覺得公司為了省成本而限制餐食。

 

5.辦公室冷氣開放通常都有一個溫度標準,執行時還是要以實際狀況而彈性決定,不要死板板的,員工都已汗流挾背還堅持不開冷氣。

 

打造一個人性化的職場環境必須從基層員工的角度做起,可以建立讓員工向上反映的暢通管道,管理部門也應該隨時到各個工作場所中,主動去觀察發覺一些可以改善的細節,讓員工感受到公司是真心的體貼照顧他們!

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從「人性化管理」開始執行便是成功關鍵

對於人性化管理,公司的出發點通常都是良善的,但實際執行時如果規定限制很多,部門主管和執行人員的處理心態不對、過於一板一眼,可能導致被員工詬病而出現一些反效果。

 

如前面所言,管理部門在規劃執行時,「不患寡而患不均」,當有少數個別的員工有不同意見或需求時,管理部門確實很為難,他們只能照章行事,不能開方便後門,此時管理部門的態度和溝通就很重要,讓他們了解公司這樣規定的規劃善意,讓不同意見的員工「雖不滿意但能接受」,甚至可以向上級反映,研究是否有再檢討改進之處,切勿以「規定就是這樣」的制式回應,避免弄巧成拙,讓公司的美意失真了!(我想你還喜歡:員工上班遲到、滑手機,老闆可以扣薪嗎?

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作者介紹

 

人稱菲大,菲利普(宋克家),一個有跨領域背景以及跨國人資管理經驗的HR,現為上承人資管理顧問有限公司總經理(資深顧問)以及FemasHR鋒形雲端人資系統的特約顧問。

 

致力於分享二十年來的人力資源管理實務經驗,不鑽研上網找就有的勞動法令條文,不談書本上複雜的管理理論,就談實務案例,希望能給從事人資管理相關工作的朋友夥伴們一些實務執行上的參考。