資歷查核恐觸犯刑責?這3點快速了解用人個資法規定

by Ching 2020-11-20

擔心找來的人不適合嗎?許多雇主、人資在面試後,為了確認應徵者提供的資料屬實,或想進一步了解該求職者的人格特質,通常會致電給求職者前公司主管、同事,詢問學經歷、工作表現等資料,這樣的行為也就是所謂的「資歷查核」 (Reference check)、徵信調查。

資歷查核恐觸犯刑責?這3點快速了解用人個資法規定
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通常會需要資歷查核的職務,是公司中較為重要或是較要求高品行的職務,例如:主管、秘書、財務、特助等,會需要進一步透過他人的評價來快速了解應徵者的狀況。然而,雇主在蒐集應徵者的資料時,要避免觸犯以下法令規定。

一、進行資歷查核前,務必盡到告知義務

雇主在面試取得求職者履歷資料時,就已經進入個人資料蒐集的範圍,必須遵守個資法相關規定;而面試結束後,若有資歷查核的流程,也必須要事先取得求職者的同意(個資法§19Ⅰ(6)),並說明蒐集的目的 (個資法§8)。實際致電向應徵者前公司詢問時,調查的內容也必須必要且合理性,意思就是只能詢問「和工作有關」的資訊,像是學經歷、工作內容、職場人際互動等。


另外,針對未錄取的求職者,若已找到其他合適人選確定錄用,也應該主動將未錄取者資料刪除(個資法§11Ⅲ);倘若公司有其他利用目的,例如需要將該求職者建置為公司人才資料庫,也必須要盡到告知責任(個資法§20),讓當事人充分了解,避免未來有爭議。

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二、如何合法蒐集資料?注意個資法和就服法相關規定

任何蒐集(註1)求職者的行為都需要經過當事人同意嗎?如果個人資料是本人在網路上自行公開且合法的資料,且一般人都可以在網路上蒐集到的資料,應不算違法(個資法§19Ⅰ(3)、(7))個資法施行細則§28)。因此,公司如果是為了招募需求,在網路搜尋到求職者自行公開、張貼、發布的資訊,例如:臉書、部落格等,並在必要範圍內處理(註2),算是合法的行為。


然而,如果公司是要進一步要打給求職者前公司主管詢問履歷或面談中自陳的工作狀況,應該先向求職者說明查核的目的,並徵詢求職者同意,最好是讓求職者簽署一份授權同意書,讓求職者向推薦人告知此狀況,同意授權說明自己的狀況。查核過程中,應客觀的詢問求職者工作上的表現,尤其不該探問和工作無關的個人隱私,避免觸犯就業隱私相關規定(就服法§5Ⅱ(2)就服法施行細則§1-1),也才是不失專業的表現。

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三、保護個資,企業內部的人責無旁貸

最近就有一名網友在網路抱怨,自己在還沒離職的情況下面試新工作,沒想到新公司人資馬上就打給任職中的公司詢問狀況,導致他的年終獎金恐怕領不到了!由此案例來看,面試新公司的人資未經過其同意就進行資歷查核,其實已觸犯《個資法》的規定。


公司中的雇主、人資、主管都有可能接觸到求職者的個資,因此在面試及資歷查核過程中,都要留意相關法令規定,避免侵害求職者的權益,除了恐讓自身觸法以外,還可能導致公司負連帶賠償責任。而應徵者如果認為權益受到損害,也需要企業端負舉證責任,來證明自己並無故意或過失來免除損害賠償責任,若因證據不足敗訴,須賠償金額為5百元-2萬元之間(個資法§29);不只如此,主管機關還可以分別裁罰公司和負責人5萬元-50萬元間的罰鍰(個資法§47§50),罰則可說是非常的重!


此外,除了花錢賠償外,如果個人有「為自己或第三人不法之利益或損害他人利益」的意圖而違反個資法,還可能涉及刑事責任,最高可處5年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣100萬元以下罰金。

進行資歷查核的優點是可以做為錄取前的最後把關,避免短時間面試的誤判,甚至招募到惡意造假的求職詐騙者,降低雇主僱用管理的風險。然而,從另一個角度來看,推薦者的陳述也不一定都是客觀的,求職者過去的表現也不一定等同於未來的表現,因此,小編建議雇主們,適當的調查是可以的,但也不宜單方面透過資歷查核的結果來決定是否錄取。(我想你還喜歡:新公司要求資歷查核可以拒絕?關於Reference Check的3個重點!

 

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註1:依個人資料法第2條第3項規定,「蒐集」指的是「以任何方式取得個人資料」。

註2:依個人資料法第2條第4項規定,「處理」指的是「為建立或利用個人資料檔案所為資料之記錄、輸入、儲存、編輯、更正、複製、檢索、刪除、輸出、連結或內部傳送」。

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