別等員工集體離職才發現內部問題！發現危機徵兆這5步驟能有效杜絕
宥廷：「喂∼明倫你在座位上嗎？我想跟你講一些事，但不方便在公司裡談，中午一起吃飯好嗎？」
明倫：「什麼事？幹嘛這麼神神祕祕的啦？我待會兒要出門啦！你就在電話裡告訴我吧！」
宥廷：「好吧∼沒什麼時間可以拖了，我就直接跟你說吧！我已經丟了辭職信給老闆了，他今天早上約我談過了，基本上，我先前跟他反映的所有問題，他沒有一項有正面直接的答案，只叫我不要想太多，好好把現在的工作努力做好，等於告訴我：沒有任何事情會改變！我只好堅決辭職，只做到這個月底囉！」
明倫：「哇∼那你這一走，這兩個月我們部門已經離職三個人了耶！那你們留我在這裡孤軍奮戰，太沒道義了吧！我也要跟老闆提辭呈了！」宥廷：「不是我們沒道義，實在是老闆太沒魄力了！跟他反映的問題他沒有一件事可以幫忙解決，只會叫我們不斷地配合其他部門的要求，說好了的調整和應該給我們的資源，最後不是打折就是跳票！在這裡繼續做下去也不會有改變，還不如早一點另謀出路！」
主管別當「吃問題的吃角子老虎機」
我們在組織中經常會發現許多被隱藏起來的問題，而且多數只有在與即將離職的員工面談時才得以被挖掘出來，這些問題屬於下列幾種性質居多：
1. 屬於公司政策層級，並非部門主管可以裁決。
2. 屬於需要跨部門協調，或是目前缺乏明確規範，只能循慣例執行。
3. 屬於資源分配或權責劃分的性質，需要更高層主管的裁示。
從上述的特性即可發現：一個組織的制度設計往往很難面面俱到讓每個部門的權責與分工完全無縫接軌，並且可以涵蓋所有的需要，也因此，組織中跨部門的協調與溝通就是效率提升的關鍵，也是最常發生問題的地方。
如果我們又忽略對於缺乏經驗的主管的輔導，很容易就會在組織中擺了一部「吃問題的吃角子老虎機」，而這樣的情況更會讓小問題演變成大麻煩！
輕忽組織警訊將引發破窗效應
當一個組織的領導者沒有發揮應有的功能，就像是人的某個身體器官出了問題，一定會出現一些生理的反應與病兆，例如：組織成員的士氣突然變得低落、紀律變得鬆散、效率或服務品質降低，甚或是離職率變高等，都是應該要特別留意的現象。
如同犯罪心理學中著名的「破窗效應」所述：一個破掉未修補的窗戶，會招來更多的石子將其他的窗戶擊破，最後引來犯罪者破門而入。如果我們忽視了組織所呈現出來的警訊，這些行為就會逐步地擴散甚至變本加厲，到最後無法收拾，而成為組織的危機。
及早發現危機徵兆，5步驟有效解除危機
當你發現公司存在著一個有信任危機的部門，千萬不要心存僥倖或是置之不理，立即採取有效的措施是最好的策略，而下列的步驟可以幫助你有效的解除危機：
1. 由上一層主管建立直接面對組織成員的溝通管道，清楚釐清信任危機的來源，並將被隱藏的問題逐一整理出來。
2. 針對問題逐一檢視，並且給予組織成員清楚的解決方案，即使有不能立即解決的問題，也要給予明確的回覆或是合理的解決時程。
3. 對於組織架構或是跨部門協調問題，應該盡可能藉機建立明確的規範，避免問題現況被解決，但很快又發生類似的問題，將更令人覺得失望。
4. 如果原主管確實未能發揮應有的職能，應該明快地進行調動與調整，讓組織能夠有權責分明的觀感，同時也要對該主管做好機會教育及訓練，才可以再給予擔任帶人主管的歷練機會。
5. 對於組織運作應該適時建立跨層級、跨部門的對話機制，如定期的跨層級會議、跨層級的一對一(one on one )面談、人資部門參與跨部門的意見反映會議等。
透過以上的方法，目的就是希望讓組織在資訊透明的狀況下運作，並且讓所有組織成員對於主管及組織的制度具有強烈的信任感，相信透過溝通與反映可以解決所有的問題，如此一來，才能夠讓大家相信這個組織可以建構出自己期望的未來，而願意全心全力完成這個組織所賦予的任務。（我想你還喜歡：離職面談該談些什麼？2情況離職面談方式幫你找到組織問題、好聚好散）
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本文節錄自商周出版《總經理解密主管學：全方位主管職場實戰》一書，請勿任意轉載！
作者簡介
郭憲誌
《經理人》與《商業周刊》網站人氣專欄作家、國立台灣科技大學管理學博士。現為遠傳電信企業用戶策略業務發展處副總經理，兼任數聯資安（遠傳電信子公司）總經理。
曾任職於東元集團東訊（股）公司、遠東集團速博電信（Sparq）。2004年加入遠傳電信集團，歷任協理、資深協理、業務副總經理、企業產品管理副總經理，有豐富的團隊領導經歷，擅長組織管理、目標導向與策略發展。
曾擔任國立台灣科技大學EMBA兼任教授、財政部財政人員訓練所兼任講座、中華民國資訊安全學會產學委員會主委、教育部資訊安全人才培育計劃諮詢委員。
臉書專頁「博思講堂」：https://bit.ly/BTbook2020
